این راهنما تنظیماتی را توضیح می‌دهد که تعیین می‌کنند رزرو از کجا شروع شود، چه وضعیت‌های مالی بتوانند رزرو را تایید یا لغو کنند، ظرفیت در چه وضعیت‌هایی اشغال بماند، چه وضعیت‌هایی در درآمد حساب شوند و فاکتور در چه حالت‌هایی دیده شود.
چرا این بخش حساس است
این تب فقط ظاهر برچسب‌ها را تغییر نمی‌دهد. تصمیم‌هایی که در اینجا می‌گیرید می‌توانند روی اشغال ظرفیت، تبدیل رزرو به درآمد، دیده‌شدن فاکتور و حتی مجوزهای مشتری برای تغییر یا لغو رزرو اثر بگذارند. به همین دلیل این بخش از مهم‌ترین نقاط راه‌اندازی صحیح سیستم است.
وضعیت پیش‌فرض رزرو
با این تنظیم مشخص می‌کنید هر رزرو جدید در اولین مرحله با چه وضعیت رزروی ساخته شود. این انتخاب روی تجربه داخلی تیم، نیاز به تایید دستی و نحوه ورود رزرو به جریان عملیاتی اثر می‌گذارد.
چه وضعیت‌های پرداختی رزرو را تایید می‌کنند
در این بخش مشخص می‌کنید کدام وضعیت‌های مالی بتوانند رزرو را به سمت تاییدشدن ببرند. بعنوان مثال، ممکن است بخواهید رزرو وقتی پرداخت موفق یا مجاز ثبت شد، تایید شود. این تصمیم باید با مدل کاری واقعی شما هماهنگ باشد.
چه وضعیت‌های پرداختی رزرو را به سمت لغو می‌برند
برعکس بخش قبلی، اینجا تعیین می‌کنید چه وضعیت‌های مالی نشانه توقف یا بازگشت در مسیر مالی هستند و در نتیجه باید اثر لغوکننده روی رزرو داشته باشند. این موضوع در کنار قفل پرداخت ناقص از ایجاد رزروهای معلق و بی‌نتیجه جلوگیری می‌کند.
قفل پرداخت ناقص
اگر رزرو وارد مسیر پرداخت شود اما پرداخت تکمیل نشود، سیستم نباید آن رزرو را برای همیشه در حالت نیمه‌باز نگه دارد. بازه قفل پرداخت ناقص مدت زمانی است که رزرو در انتظار تکمیل می‌ماند و پس از آن مسیر مربوط به رزرو رهاشده جمع‌بندی می‌شود.
رفتارهای مهم هر وضعیت
در این تب مشخص می‌کنید هر وضعیت چه اثر عملی داشته باشد. این انتخاب‌ها به جای توضیح فنی، به زبان مدیریت عملی سیستم قابل فهم هستند.
اشغال ظرفیت
وضعیت‌هایی که در دسته اشغال ظرفیت قرار می‌گیرند، زمان یا ظرفیت رزرو را نگه می‌دارند. اگر وضعیتی از این گروه خارج شود، آن رزرو دیگر نباید مانع استفاده مجدد از اسلات زمانی یا ظرفیت شود.
محاسبه در درآمد
وضعیت‌هایی که در دسته درآمد قرار می‌گیرند، در گزارش‌ها و محاسبات مالی به عنوان مبلغ موثر دیده می‌شوند. این انتخاب روی جمع‌بندی مالی شما اثر مستقیم دارد.
نمایش فاکتور
با این تنظیم تعیین می‌کنید در چه وضعیت‌هایی فاکتور برای آن رزرو قابل مشاهده باشد. به این ترتیب می‌توانید جلوی نمایش فاکتور برای رزروهای نامناسب یا ناتمام را بگیرید.
امکان تغییر زمان توسط مشتری
اگر مدیریت رزرو توسط مشتری فعال باشد، می‌توانید تعیین کنید چه وضعیت‌هایی از نظر منطقی هنوز اجازه جابه‌جایی زمان دارند.
امکان لغو توسط مشتری
همین منطق برای لغو هم وجود دارد. فقط بعضی وضعیت‌ها باید اجازه لغو از داخل پنل مشتری داشته باشند.
این تنظیمات چه اثری روی روزمره سیستم دارند
- زمان‌های آزاد یا اشغال‌شده در فرم رزرو
- گزارش مالی و عدد درآمد
- نمایش یا عدم نمایش فاکتور
- فعال‌بودن دکمه‌های تغییر زمان یا لغو برای مشتری
- نتیجه رزروهای دارای پرداخت ناقص
بهترین روش اعمال این تنظیمات
- اول مدل واقعی کار مجموعه را مشخص کنید.
- سپس وضعیت پیش‌فرض و وضعیت‌های مالی تاییدکننده یا لغوکننده را تنظیم کنید.
- بعد رفتار اشغال ظرفیت، درآمد و فاکتور را بازبینی کنید.
- در پایان، یک رزرو تست با چند حالت پرداخت و تغییر وضعیت انجام دهید.