خدمت مهم‌ترین نقطه شروع در ساختار بوکلیو است. زمان‌بندی، قیمت پایه، ظرفیت، امکان تغییر یا لغو، رزرو تکرارشونده، ارائه‌دهنده‌های مجاز، واحدهای قابل استفاده و خدمات اضافی همگی در نهایت به خدمت متصل می‌شوند. اگر خدمت درست ساخته نشود، خروجی فرم رزرو، برنامه‌ریزی و عملیات مالی هم دچار خطا یا ابهام می‌شود.
پیش از ساخت خدمت
قبل از ساخت خدمت بهتر است بدانید این خدمت قرار است با چه مدت، چه مدل ظرفیت، چه واحدهایی و چه ارائه‌دهنده‌هایی کار کند. اگر این تصمیم‌ها روشن نباشند، معمولا خدمت ساخته می‌شود اما بعدا چند بار باید بازنویسی شود.
- اگر خدمت توسط یک یا چند شخص مشخص انجام می‌شود، اول ارائه‌دهنده‌ها را آماده کنید.
- اگر خدمت به واحد عملیاتی مثل اتاق، دستگاه، میز یا سالن وابسته است، واحدها را هم از قبل تعریف کنید.
- اگر مبلغ نهایی باید با خدمات اضافی، قواعد قیمت‌گذاری یا تکرار تغییر کند، این مسیر را از ابتدا در نظر بگیرید.
تب عمومی
تب عمومی هویت اصلی خدمت را می‌سازد. اگر این بخش درست پر نشود، در ادامه پیدا کردن خدمت در پنل و درک آن برای کاربر نهایی سخت می‌شود.
- نام خدمت: عنوانی که در پنل و در مسیرهای مرتبط دیده می‌شود.
- توضیحات: توضیحی کوتاه برای استفاده داخلی یا نمایش در بخش‌های مرتبط.
- حداکثر روز در دسترس: تعیین می‌کند تقویم رزرو تا چند روز آینده این خدمت را نشان دهد.
- اولین رزرو در دسترس: دکمه‌ای در فرم رزرو سمت کاربر نمایش می‌دهد تا اولین زمان مناسب به‌صورت خودکار انتخاب شود.
- رنگ نمایش تقویم: رنگ کارت رزرو در نماهای تقویم را مشخص می‌کند.
- وضعیت: فعال یا غیرفعال بودن خدمت را تعیین می‌کند.
تب مدت زمان
در این تب مشخص می‌کنید هر رزرو بر چه بازه‌ای از تقویم سوار شود. این بخش فقط یک عدد ساده نیست و روی تعداد اسلات‌های قابل رزرو، خروجی تقویم و حتی قیمت نهایی بعضی سناریوها اثر می‌گذارد.
بازه پایه زمان‌بندی
برای مدت پایه، گزینه‌های آماده مثل ۱۵ دقیقه، ۳۰ دقیقه، ۱ ساعت و کل روز وجود دارد. اگر هیچ‌کدام مناسب نباشد، می‌توانید مقدار سفارشی بر حسب دقیقه یا ساعت وارد کنید.
مدت شناور
اگر گزینه مدت شناور را فعال کنید، کاربر می‌تواند بین حداقل و حداکثر تعریف‌شده، مدت رزرو را خودش انتخاب کند. این حالت برای خدمت‌هایی مناسب است که طول آن‌ها همیشه ثابت نیست.
- حداقل مدت: کمترین زمان قابل انتخاب.
- حداکثر مدت: بیشترین زمان قابل انتخاب.
- مقادیر بر اساس اندازه بازه پایه هماهنگ می‌شوند.
حالت روز کامل و شب
اگر مدت را روی کل روز بگذارید، می‌توانید مشخص کنید رزرو به‌صورت شب محاسبه شود. در این حالت، گزینه‌ای برای ضرب خودکار قیمت در تعداد شب‌ها هم در دسترس است.
نمایش ساعت پایان
با فعال بودن نمایش ساعت پایان، کاربر در لیست زمان‌ها فقط ساعت شروع را نمی‌بیند و بازه کامل را تشخیص می‌دهد.
تب ظرفیت نفرات
اگر بیش از یک رزرو یا بیش از یک نفر باید روی یک زمان کار کنند، این تب تعیین می‌کند سیستم چطور ظرفیت را بخواند و چه چیزی را در تقویم به کاربر نشان دهد.
- ظرفیت همزمان: تعداد رزرو قابل ثبت در هر بازه زمانی.
- ظرفیت نامحدود: محدودیت ظرفیت همزمان را برمی‌دارد.
- نمایش ظرفیت در تقویم رزرو: ظرفیت باقیمانده یا ظرفیت قابل استفاده را به کاربر نشان می‌دهد.
- حداقل نفرات: کمترین تعداد نفرات برای رزرو.
- حداکثر نفرات: بیشترین تعداد نفرات برای رزرو.
تب مدیریت رزرو
این تب رفتار خود خدمت را بعد از ثبت رزرو کنترل می‌کند. اگر این بخش فعال نشود، مقادیر از تنظیمات اصلی سیستم خوانده می‌شوند. اینجا جایی است که برای یک خدمت خاص می‌توانید سیاست متفاوت داشته باشید.
- فعال‌سازی تنظیمات اختصاصی: اجازه می‌دهد این خدمت از تنظیمات کلی جدا شود.
- اجازه تغییر زمان رزرو: مشتری بتواند زمان رزرو آینده را تغییر دهد.
- محدودیت زمانی تغییر: مثلا فقط تا چند ساعت یا چند روز قبل از موعد.
- فقط یک بار قابل تغییر: برای هر رزرو فقط یک بار جابه‌جایی زمان مجاز باشد.
- اجازه لغو رزرو: مشتری بتواند رزرو آینده را لغو کند.
- محدودیت زمانی لغو: بازه مجاز قبل از موعد رزرو.
- اجازه رزرو مجدد: مشتری بتواند از مسیر رزرو مجدد استفاده کند.
- تایید دستی رزرو مجدد: رزرو مجدد ابتدا در انتظار تایید بماند.
- رزرو تکرارشونده: امکان ثبت چند جلسه هفتگی، دوهفته‌یکبار یا ماهانه.
- ضرب قیمت در تعداد جلسات: مبلغ نهایی رزرو تکرارشونده را خودکار محاسبه می‌کند.
- حداکثر جلسات: سقف تعداد تکرار.
- تناوب‌های مجاز و تناوب پیش‌فرض: انتخاب‌های قابل استفاده در فرم رزرو.
تب ارائه‌دهندگان
در این تب مشخص می‌کنید چه کسانی می‌توانند این خدمت را انجام دهند. هر ارائه‌دهنده فعال یا غیرفعال می‌تواند در این فهرست دیده شود و از همین‌جا به ویرایش خودش هم لینک دارد.
- جستجو بین ارائه‌دهنده‌ها
- انتخاب یک یا چند ارائه‌دهنده
- تشخیص موارد غیرفعال از روی برچسب وضعیت
- ورود مستقیم به ویرایش هر ارائه‌دهنده
تب واحدها
در این تب واحدهای عملیاتی قابل استفاده برای خدمت تعیین می‌شوند. واحد با ارائه‌دهنده فرق دارد. ارائه‌دهنده انجام‌دهنده خدمت است، اما واحد ظرفیت یا بستر اجرایی آن را می‌سازد.
- جستجو بین واحدها
- انتخاب یک یا چند واحد
- تشخیص واحدهای غیرفعال
- ورود مستقیم به ویرایش هر واحد
تب قیمت‌گذاری
قیمت پیش‌فرض مبلغ پایه خدمت است. اگر هیچ قانون دیگری اعمال نشود، همین مبلغ استفاده می‌شود. در همین تب می‌توانید از قوانین قیمت‌گذاری هم استفاده کنید تا مبلغ بسته به تاریخ، زمان، نفرات، مدت یا شرایط دیگر تغییر کند.
- قیمت پیش‌فرض: مبلغ پایه خدمت
- قوانین قیمت‌گذاری: تغییر خودکار مبلغ بر اساس شرایط تعریف‌شده
تب خدمات اضافی
خدمات اضافی مستقل ساخته می‌شوند و در این تب به خدمت متصل می‌شوند. هر مورد می‌تواند فقط مبلغ را تغییر دهد یا هم مبلغ و هم زمان نهایی رزرو را بیشتر کند. در همین تب، جمع زمان و اثر کلی انتخاب‌های فعلی هم به‌صورت آموزشی نشان داده می‌شود.
- جستجو بین خدمات اضافی
- انتخاب چند مورد برای یک خدمت
- دیدن مبلغ و زمان هر مورد
- تشخیص موارد غیرفعال
- ورود مستقیم به ویرایش هر خدمت اضافی
تب تقویم کاری
بعد از ذخیره اولیه خدمت، تب تقویم کاری فعال می‌شود. از این بخش می‌توانید ساعت‌های کاری، تعطیلی‌ها، استثناها و پیش‌نمایش روزهای قابل رزرو را برای خود خدمت مدیریت کنید.
مراحل پیشنهادی ساخت یک خدمت جدید
- از صفحه خدمات، افزودن خدمت جدید را بزنید.
- در تب عمومی، نام، توضیح، بازه نمایش تقویم، رنگ و وضعیت را مشخص کنید.
- در تب مدت زمان، بازه پایه و در صورت نیاز مدت شناور یا حالت روز کامل را تنظیم کنید.
- در تب ظرفیت نفرات، ظرفیت همزمان و حداقل و حداکثر نفرات را تعیین کنید.
- در تب مدیریت رزرو، فقط گزینه‌هایی را فعال کنید که واقعا باید برای این خدمت در دسترس مشتری باشند.
- در تب ارائه‌دهندگان، افراد مجاز را انتخاب کنید.
- در تب واحدها، واحدهای موردنیاز را وصل کنید.
- در تب قیمت‌گذاری، قیمت پایه و در صورت نیاز قواعد قیمت را وارد کنید.
- در تب خدمات اضافی، موارد مکمل قابل انتخاب را متصل کنید.
- خدمت را ذخیره کنید و بعد از ذخیره، تب تقویم کاری را تنظیم کنید.
- در پایان، خروجی فرم رزرو را با یک رزرو آزمایشی بررسی کنید.
سناریوهای رایج
خدمت کوتاه با زمان ثابت
برای این حالت، یک بازه پایه ثابت مثل ۳۰ دقیقه، ظرفیت یک رزرو، یک ارائه‌دهنده و بدون مدت شناور معمولاً کافی است.
خدمت چندنفره
اگر هر رزرو می‌تواند برای چند نفر ثبت شود، حداقل و حداکثر نفرات را تنظیم کنید و در صورت نیاز ظرفیت باقیمانده را هم در تقویم رزرو نشان دهید.
خدمت روزانه یا شبانه
اگر خدمت بر پایه روز کامل است، تنظیم شب و ضرب قیمت در تعداد شب‌ها باید آگاهانه تعیین شود تا مبلغ نهایی اشتباه نشود.
خدمت با گزینه‌های مکمل
اگر مشتری بتواند موارد اضافه انتخاب کند، این اتصال را در تب خدمات اضافی انجام دهید و حتماً اثر زمان آن‌ها را روی تعداد بازه‌های اشغال‌شده بررسی کنید.
خطاهای رایج
- خدمت فعال است اما هیچ ارائه‌دهنده یا واحد فعالی به آن وصل نشده است.
- مدت پایه کوتاه تعریف شده اما خدمات اضافی زمان‌دار باعث اشغال چند بازه می‌شوند و این موضوع بررسی نشده است.
- امکان تغییر زمان یا رزرو مجدد فعال شده اما اثر مالی آن روی همان خدمت دیده نشده است.
- تقویم کاری خدمت بعد از ذخیره اولیه تنظیم نشده و کاربر زمان خالی مناسب نمی‌بیند.
- قیمت پایه تعریف شده اما انتظار می‌رود مبلغ نهایی از قواعدی پیروی کند که هنوز وارد نشده‌اند.
وابستگی به پلن
خدمات اضافیاز پلن حرفه‌ای به بعدرزرو تکرارشوندهاز پلن حرفه‌ای به بعدمدیریت رزرو توسط مشتریبرای گزینه‌های تغییر زمان، لغو و رزرو مجدد لازم استقوانین قیمتگذاریدر پلن تجاری فعال می‌شوند